Das Eisenhower-Prinzip kann dir dabei helfen, deine Zeit besser einzuteilen und wichtige Aufgaben schneller und effizienter zu lösen. Hier erfährst du, wie das Konzept funktioniert.
Das Eisenhower-Prinzip, auch Eisenhower-Matrix genannt, ist eine Form von Aufgaben- und Zeitmanagement. Sicherlich kennst du Situationen, in denen du plötzlich vor einem Berg von Aufgaben stehst und nicht weißt, wie und wo du anfangen sollst. Um dich nicht entmutigen zu lassen, solltest du dir eine Strategie überlegen, wie du deine Arbeit möglichst effizient planen und erledigen kannst.
Nach dem Eisenhower-Prinzip kannst du deine Aufgaben in vier Kategorien einteilen und dir die Arbeit somit erleichtern.
Was ist das Eisenhower-Prinzip?
Beim Eisenhower-Prinzip teilst du Aufgaben nach ihrer Wichtigkeit und Dringlichkeit in vier unterschiedliche Kategorien ein. Diese vier Kategorien sind folgende:
- Kategorie A: Wichtige und dringende Aufgaben
- Kategorie B: Wichtige, aber nicht dringende Aufgaben
- Kategorie C: Unwichtige, aber dringende Aufgaben
- Kategorie D: Unwichtige und nicht dringende Aufgaben
Als wichtig gelten nach dem Eisenhower-Prinzip alle Aufgaben, die dir dabei helfen, deine Ziele zu erreichen. Dabei kann es sich um Ziele in deinem Beruf, deiner Ausbildung oder deiner Freizeit, aber auch um allgemeinere Lebensziele handeln. Als dringend gilt eine Aufgabe, wenn sie bis zu einem bestimmten Termin erledigt sein muss, da sie sonst ihren Sinn verliert.
Übrigens: Der Namensgeber des Konzepts ist der historische US-Präsident und Alliierten-General Dwight D. Eisenhower. Er soll das System als Erster in dieser Form angewandt und eingeführt haben.
Eisenhower-Prinzip: Kategorie A hat Priorität
Den Aufgaben, die sich nach dem Eisenhower-Prinzip in Kategorie A befinden, solltest du als Erstes deine volle Aufmerksamkeit widmen. Da sie dringend sind, solltest du sie möglichst schnell bearbeiten. Weil sie wichtig sind, solltest du sie dennoch sorgfältig durchdenken und mit Konzentration angehen:
- Für Schüler:innen und Student:innen können Aufgaben der Kategorie A zum Beispiel Haus- und Abschlussarbeiten sein, deren Abgabetermin naht, oder die Vorbereitung auf eine wichtige Klausur.
- Bei Berufstätigen kann es sich beispielsweise um Projekte oder Berichte handeln, die zeitnah abgeschlossen werden müssen, oder um kurzfristige Meetings, die du rechtzeitig vorbereiten musst.
Berufung finden: so findest du den richtigen Job
Kategorie B: Wird gerne aufgeschoben
Zu Kategorie B gehören wichtige Aufgaben, die jedoch nicht dringlich sind. Auch diese solltest du nach dem Eisenhower-Prinzip konzentriert und sorgfältig bearbeiten. Du kannst dir in diesen Fällen zwar mehr Zeit lassen, solltest dir aber eine Frist setzen. Sonst kann es passieren, dass schon wieder die nächsten dringlichen Aufgaben anstehen und die Kategorie-B-Fälle liegen bleiben.
- Im Berufs- und Ausbildungsbereich gehören zu dieser Kategorie zum Beispiel Projekte, deren Deadline noch relativ weit in der Zukunft liegt.
- Es kann sich aber auch um Fähigkeiten handeln, die du dir schon immer mal aneignen wolltest. Vielleicht erfordert deine momentane Situation sie zwar nicht direkt, aber sie würden dir das Arbeiten langfristig erleichtern oder dein Leben nachhaltig verbessern. Beispiele dafür: Eine neue Sprache oder Strategien zur Stressbewältigung lernen.
Oft tun wir solche Aufgaben mit einem "Das mache ich, wenn ich mal viel Zeit habe” ab und verlieren sie irgendwann aus den Augen. Wenn sie dir jedoch wirklich wichtig erscheinen, solltest du dir jetzt die Zeit dafür nehmen, anstatt sie immer wieder auf "irgendwann” zu verschieben.
Dazu auch interessant: 5-Sekunden-Regel gegen Aufschieberitis: So trickst du dein Gehirn aus
Eisenhower-Prinzip: Kategorie C kann delegiert werden
Dringende, aber unwichtige Aufgaben aus Kategorie C solltest du nach dem Eisenhower-Prinzip am besten an Mitmenschen delegieren. Da sie nicht von großer Wichtigkeit sind, ist es nicht unbedingt notwendig, dass du dich selbst um sie kümmerst. Dazu gehören beispielsweise organisatorische Aspekte, Routineverfahren oder technische Angelegenheiten.
- Vielleicht hast du ein Problem mit einem technischen Gerät, das du so schnell wie möglich lösen solltest. Oder du musst schnell noch die Planung für den nächsten Büro-Ausflug abschließen.
- Nutzt du das Eisenhower-Prinzip auch im privaten Bereich, kann es sich um verschiedene Aufgaben im Haushalt handeln, wie zum Beispiel Geschirr spülen, einkaufen gehen oder Wäsche waschen.
Leider haben wir nicht alle die Möglichkeit, solche Aufgaben an andere abzugeben. In diesem Fall solltest du sie direkt angehen, nachdem du die Kategorie-A-Aufgaben abgeschlossen hast. Da sie keinen direkten Einfluss auf deine angestrebten Ziele haben, brauchst du in diesen Fällen jedoch in der Regel weniger Konzentration.
Eat the Frog: Wie ein Frosch beim Zeitmanagement hilft
Kategorie D: Kann verworfen werden
Zu Kategorie D gehören Aufgaben, die weder dringend noch wichtig sind. Diese solltest du direkt verwerfen – sonst kann es passieren, dass du dich verzettelst und plötzlich feststellst, wie viel Zeit du mit unwichtigen Dingen vergeudet hast. Diese Zeit fehlt dir dann dafür, die restlichen drei Kategorien nach dem Eisenhower-Prinzip anzugehen.
- In die Kategorie D fallen zum Beispiel das ständige Checken deiner Facebook- oder Instagram-Seite oder TV-Serien, die du dir nur aus Langeweile und nicht aus Interesse oder Freude ansiehst.
- Auch Unterhaltungen mit Arbeitskolleg:innen oder Kommiliton:innen, mit denen du dich eigentlich unwohl fühlst und die du nur aus Höflichkeit führst, zählen zu dieser Kategorie.
Beachte: Die Beispiele für eine bestimmte Kategorie des Eisenhower-Prinzips können sich je nach deiner individuellen Lebenslage stark unterscheiden. So haben wir alle unterschiedliche Auffassungen davon, wie wichtig etwas ist. Beachte jedoch, dass nicht nur Dinge, die du für einen neuen Job oder im Rahmen deiner Ausbildung erfüllen musst, eine zentrale Rolle spielen. Auch Aspekte, die deine Selbstfürsorge und deine sozialen Beziehungen betreffen, solltest du nicht aus dem Auge verlieren und in dein Zeitmanagement einplanen.
Dazu auch interessant: Pareto-Prinzip: So funktioniert die 80-20-Regel
Überarbeitet von Lina Brammertz © UTOPIA
