Unangenehme Botschaften - Wie sag ich's bloß dem Chef

Die meisten Menschen kommen in ihrem Berufsleben irgendwann in die Situation, dass sie ihrem Chef eine unangenehme Mitteilung machen müssen.

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Und die meisten Mitmenschen haben vor solchen Gesprächen Angst. Der eine mehr, der andere weniger. Das ist zwar nur allzu menschlich, sollte aber keinen entscheidenden Einfluss auf den Gesprächsverlauf haben. Versuchen Sie daher, trotz Aufregung ruhig und besonnen zu bleiben. Blicken Sie ihrem Chef freundlich in die Augen und sagen Sie in höflichem Ton, was Sie zu sagen haben.

Den richtigen Zeitpunkt finden

Generell sollte man ein solches Gespräch nicht zwischen Tür und Angel führen, sondern sich einen Termin geben lassen. Aus psychologischer Sicht eignet sich ein Tag in der Mitte der Woche dafür besser als ein Montag oder Freitag, denn an diesen beiden Tagen wird in den Chefetagen die Arbeitswoche oft vor- bzw. nachbereitet. Der Kopf ist dann womöglich nicht frei für andere Themen.

Mit einer Terminanfrage signalisieren Sie zugleich, dass Ihnen das Thema wichtig ist. Ihr Chef wird dafür Sorge tragen, dass das Gespräch nicht unnötig durch Telefonate oder andere Besucher unterbrochen wird. Selbst wenn es nur ein kurzer Termin sein sollte: Diese Minuten gehören uneingeschränkt Ihrem Thema. In der Kantine oder auf dem Gang würde das nicht funktionieren.

Kritik - lösungsorientiert agieren

Betreten Sie das Büro mit einem geraden Rücken und blicken Sie den Vorgesetzen direkt in die Augen. Signalisieren Sie Stärke, aber keinen Kampfgeist. Sätze, die beleidigend wirken können, sind fehl am Platz. Begründen Sie Ihre Kritik und verbinden Sie das beschriebene Problem nach Möglichkeit mit einem Lösungsansatz. So machen Sie deutlich, dass es um nachhaltige Verbesserungen geht. Im Vordergrund sollte dabei immer die Zukunft stehen, nicht die Frage nach den Schuldigen in der Vergangenheit.

Naturgemäß lässt sich niemand gerne kritisieren, Chefs bilden da keine Ausnahme. Versetzen Sie sich daher auch in die Situation Ihres Vorgesetzten und erwarten Sie keine schnellen Reaktionen. Da Kritik am Anfang immer weh tut, ist eine Bedenkzeit sogar von Vorteil. Vereinbaren Sie einfach einen zeitnahen Folgetermin. Vielleicht ist Ihr Vorgesetzter später sogar dankbar, dass Sie den Mut zum offenen Gespräch aufgebracht haben.

Versuchen Sie, Ihre Kritik in ein positives Gewand zu packen. Machen Sie dem Chef klar, dass die Situation nicht nur für Sie persönlich unzumutbar ist, sondern vor allem dem Arbeitsklima und somit dem ganzen Unternehmen zum Nachteil gereicht. "Ich war immer sehr zufrieden in diesem Unternehmen, aber in letzter Zeit..." - so könnte man beispielsweise das Gespräch beginnen.

Viele Mitarbeiter machen den Fehler, dass sie ihre Kritik schriftlich vorbringen und dem Vorgesetzten eine E-Mail schreiben. Das ist zwar leichter, wird der Sache jedoch meist nicht gerecht. Außerdem kann das Gefühl entstehen, dass man den vermeintlich Schuldigen anschwärzen will, zum persönlichen Gespräch aber der Mut fehlt. Auch empfiehlt es sich nicht, zu lange mit der Kritik zu warten. Wenn etwas Unangenehmes passiert, sollte man den Vorfall so bald wie möglich thematisieren.

Bedenken Sie, dass der Chef die Kritik möglicherweise nicht einfach hinnimmt. In einem Streitgespräch sollten Sie daher die richtigen Argumente parat haben. Dies gelingt meist nur, wenn man die Sicht der Gegenseite im Vorfeld überdacht hat. Eventuell gibt es einen betriebsfremden Bekannten, mit dem man den zu erwartenden Disput schon einmal durchsprechen kann.

Unabhängig vom Ausgang des Gesprächs sollten Sie nicht auf einen positiven Abgang verzichten. Bedanken Sie sich bei Ihrem Chef für seine Zeit und sein Verständnis.

Kündigung - ehrlich währt am längsten

Bei einer Kündigung hat der Chef ein Recht, die wahren Gründe zu erfahren. Egal, ob Sie unzufrieden sind im Betrieb, von Kollegen gemobbt werden oder Sie einfach ein besseres Jobangebot haben: Erklären Sie sich offen und reden Sie nicht ums Thema herum. Vielleicht können Sie damit sogar noch dazu beitragen, Missstände zu beseitigen.

Für ein Kündigungsgespräch gilt allerdings in besonderem Maße: Spontane Entscheidungen sind nicht gefragt. Besprechen Sie ihr Vorhaben im Vorfeld mit der Familie oder Freuden und kündigen Sie erst, wenn Sie sich Ihrer Sache ganz sicher sind. Eine Rücknahme Ihrer Entscheidung ist bei einer Kündigung oft nicht möglich.

Viele Arbeitnehmer träumen davon, dem Arbeitgeber die Kündigung auf den Tisch zu knallen. Das mag im ersten Moment gut tun, ist aber nicht sinnvoll. Zum einen ist es gerade dieser Vorgesetzte, der in den nächsten Tagen Ihr Arbeitszeugnis schreiben wird. Zum anderen begegnet man sich im Berufsleben oft unerwartet ein zweites oder gar drittes Mal. Selbst wenn Ihr Unmut in der Sache berechtigt ist, gilt ein emotionaler Abgang als unprofessionell. Ein deutliches, aber respektvolles Gespräch unter vier Augen hält dagegen mitunter jede Menge positiver Überraschungen bereit. Da kann es sogar passieren, dass der Chef völlig erstaunt ist und gar nicht gemerkt hat, mit welchen Problemen Sie zu kämpfen hatten. Wenn er ein fairer Typ ist, wird er vielleicht versuchen, mit einem guten Zeugnis einiges wett zu machen.

Sollte es Ihnen absehbar schwer fallen, im direkten Gespräch eine sachliche Form zu wahren, beschränken Sie sich auf das Notwendigste in Schriftform. "Ich kündige aus persönlichen Gründen, auf die ich nicht näher eingehen möchte". Das ist immer noch besser, als einen schlechten Ruf und ein noch schlechteres Zeugnis mitzunehmen.

Schwanger - für viele Chefs kein Grund zum Jubeln

Wenn Sie Ihrem Chef mitteilen, dass Sie schwanger sind und demnächst in den Mutterschutz gehen, wird er Ihre Freude wahrscheinlich nur bedingt teilen können. Darauf sollten Sie sich vor dem Gespräch innerlich einrichten, um nicht enttäuscht oder verärgert zu reagieren. Schließlich verliert die Firma eine Arbeitskraft, die in laufenden Arbeitsprozessen steckt und wahrscheinlich dringend gebraucht wird.

Auch aus diesem Grund sollte man mit der Mitteilung warten, bis die Schwangerschaft vom Arzt bestätigt ist. Da gerade in den ersten Wochen ein gewisses Risiko besteht, dass man das Kind verlieren kann, sollte auch dieser Zeitraum abgewartet werden.

Wenn Sie sich zur Mitteilung entschließen, sollte der direkte Vorgesetzte die Neuigkeit mit als Erster und direkt von Ihnen erfahren. Das minimiert das Risiko von Fehlinformationen und unnötigen Verstimmungen. Sie können sich relativ sicher sein, dass der Chef die Nachricht zeitnah von einem Ihrer Kollegen übermittelt bekommt, wenn das Team erst einmal im Bilde ist. Zögern Sie daher nicht zu lange mit der Terminvereinbarung.

Auch inhaltlich sollten Sie sich auf das Gespräch vorbereiten, denn Ihr Chef könnte sich bereits jetzt dafür interessieren, wie Sie sich die Zukunft vorstellen. Es ist daher von Vorteil, wenn man schon jetzt ein klares Bild vom beruflichen Wiedereinstieg mitbringt. Niemand wird Sie später daran hindern, die jetzt vorgetragenen Vorstellungen wieder zu ändern. Immerhin ist ein Kind im Haushalt eine enorme Veränderung, deren Auswirkungen Sie zu diesem Zeitpunkt vielleicht noch gar nicht überblicken können.

Vorausschauendes Denken ist nicht nur beim Thema Wiedereinstieg gefragt, sondern schon beim Antritt des Mutterschutzes. Signalisieren Sie, dass Sie ihren Weggang so unkompliziert wie möglich gestalten werden, im Notfall erreichbar bleiben und aktiv an der Übergabe der Arbeitsaufgaben mitarbeiten werden. Machen Sie deutlich, dass der Erfolg Ihrer Projekte nicht gefährdet ist und welche Schritte dafür notwendig sind. Für Ihren Chef wird es letztlich am wichtigsten sein, dass kein Know How verloren geht und die Aufgaben weiterhin bewältigt werden können.