Zwischen Schreibtisch, Kaffeeküche und Kopierer entscheidet sich, ob der Büroalltag gelingt oder nicht. Der Journalist und Autor des Buches "Die Büro-Alltags-Bibel" Jochen Mai kennt die Regeln und Gesetze, die den Berufsalltag zum Erfolg werden lassen.
In Ihrem Buch lassen Sie kaum eine typische Büro-Situation aus. Und die beginnt schon am frühen Morgen. Was ist Ihr Tipp für den Arbeitsbeginn?
Mai: Wichtig ist, dass Büromenschen ihre Arbeit gleich zu Beginn strukturieren und vernünftig einteilen. Dazu gehört, dass sie Prioritäten setzen und wissen, wie und wo sie ihre Kräfte einteilen. Wichtige Strategiesitzungen und kreative und produktive Arbeiten sollten in der leistungsstarken Zeit am Morgen erledigt werden und nicht am frühen Nachmittag, wenn man sich im "Schnitzelkoma" befindet. Da ist es besser, Pausen einzuplanen oder einen Powernap einzulegen.
Sie raten also Büroarbeitern, sich eine Struktur zu geben. Aber viele meinen, dass sie das nicht können, weil sie immer wieder unterbrochen werden, zum Beispiel durch eingehende Anrufe oder Emails. Was raten Sie diesen Arbeitnehmern?
Mai: Natürlich kommt es auf den Job an, ob sie wirklich jeden eingehenden Anruf annehmen müssen wie im Call-Center. Bei den meisten Büro-Jobs haben die Angestellten aber sehr wohl die Möglichkeit, sich eine Zeit lang nicht stören zu lassen. Zum Beispiel könnten sie sich vornehmen, nur einmal in der Stunde die Emails zu checken, anstatt ständig durch neu ankommende Mails unterbrochen zu werden. Diese Möglichkeit sollten Sie unbedingt nutzen!
Manche Zeitgenossen vertreten den Standpunkt, gerade eine chaotische Arbeitsweise passe zu ihrem kreativen Image. Ist das wirklich so? Kommt das im Büroalltag gut an?
Mai: Es kommt nicht gut an. Wer zuviel Chaos auf dem eigenen Schreibtisch hat, könnte Probleme mit seinem Chef bekommen. Denn Vorgesetzte schließen in der Regel von Äußerlichkeiten auf die Fähigkeiten der Mitarbeiter. Ein chaotischer Schreibtisch lässt zum Beispiel an eine schlampige Arbeitsweise denken. Es lohnt sich also, hin und wieder Ordnung zu schaffen und Überflüssiges wegzuwerfen. Außerdem werden Sie dadurch weniger Zeit mit Suchen vergeuden!
Nicht nur Strukturen und Arbeitsmethoden bestimmen unseren Büro-Alltag, auch die Kollegen. Haben Sie zum Umgang mit nervenden Kollegen einen Tipp?
Mai: Wir Menschen neigen dazu, nur unseren Ärger wahrzunehmen anstatt zu erkennen, dass der Andere aus seiner Sicht ebenfalls plausible Motive für sein Handeln hat. Das gilt übrigens nicht nur für die Kollegen, sondern auch für den Chef, der den oft zu hohen Erwartungen seiner Mitarbeiter nicht entsprechen kann. Das sollten sich Arbeitnehmer klar machen und nicht gleich zurückzuschlagen, wenn sie von Kollegen oder Vorgesetzten genervt sind. Denn das kann eine Eskalationsspirale in Gang setzen. Bevor Sie platzen, ist es besser, den Ärger zu formulieren … aber bitte so, dass Sie danach weiterhin zusammenarbeiten können!
Wo wir gerade bei der Zusammenarbeit sind: Haben Sie einen Tipp, damit Konferenzen oder Meetings gelingen?
Mai: Wenn schon alles gesagt ist, sollte Sie nicht das gleiche wiederholen. Wer weniger redet, dafür aber mehr zu sagen hat, kommt besser an. Denn darum geht es bei Konferenzen auch: um die Außenwirkung.
Viele singen ein Loblied auf das Networking. Haben Sie einen Tipp, wie Büroarbeiter optimal netzwerken können?
Mai: Gehen Sie auf andere zu und fragen sie, ob sie Hilfe brauchen. Gute Taten zahlen sich aus! Denn wer anderen hilft, wird geachtet. Schließlich ist eine der wichtigen Networking-Regeln: Erst geben, dann nehmen.
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