1788 veröffentlichte Adolph Freiherr von Knigge seine Schrift über den Umgang mit Menschen. Heute, über 200 Jahre später, erweist sich der Knigge nach wie vor als relevant – besonders für die digitale Kommunikation des Büroalltags.
Wie adressiere ich meine Chefin? Welche Grußformel nutze ich? Diese und weitere Fragen beschäftigen die meisten Arbeitnehmer. Doch eine professionelle E-Mail mit dem richtigen Umgangston und den nötigen Formalitäten will gekonnt sein und hängt von vielen Faktoren ab! Das zeigt auch eine repräsentative Studie von GMX und WEB.DE.
Aber wie schreibt man denn nun eine gute E-Mail?
E-Mail-Netiquette – diese Regeln gelten!
Denken Sie bei jeder E-Mail über folgende Punkte nach:
Sind die Informationen in meiner E-Mail für den Empfänger/die Empfängerin relevant?
In einer Zeit, in der jeder von uns täglich mit einer Flut von Informationen konfrontiert ist, gilt die Regel: Eine E-Mail, die nicht wirklich relevant ist, sollte besser nicht verschickt werden. Sie kostet den Empfänger/die Empfängerin Zeit und Nerven.
Vermeiden Sie daher Belanglosigkeiten, Weiterleitungen und Kettenbriefe. Setzen Sie CC und BCC für Ihre E-Mails möglichst sparsam ein.
Achtung Falschinformation
Kettenbriefe beinhalten häufig fehlerhafte oder gefälschte Fakten und tragen zur Desinformation bei. Bedenken Sie auch dies, bevor Sie etwas weiterleiten. Mehr Informationen dazu finden Sie hier.
Nur wichtige E-Mails mit hoher Priorität markieren
Priorisieren Sie bitte nur inhaltlich besonders wichtige E-Mails mit der Priorität "hoch". Sonst bekommt das Ganze schnell einen inflationären Touch. Wie Sie Ihre E-Mails bei GMX als hoch priorisieren, zeigt Ihnen dieser Tipp.
Korrekte Anrede und Verabschiedung
Die Wahl der richtigen Anrede und Verabschiedung ist entscheidend für den professionellen Ton einer E-Mail. Vor allem, wenn Sie in Ihrer E-Mail erstmalig Kontakt mit Ihrem Gegenüber aufnehmen – z. B. bei einer Bewerbungs-E-Mail. Nutzen Sie die richtigen Worte, können Sie mit dieser kleinen aber wichtigen Formalität den Grundstein für eine weitere gute und erfolgreiche Kommunikation legen.
Beginnen wir also mit der korrekten geschlechtsspezifischen Anrede. Bei formellen E-Mails wäre dies:
"Sehr geehrte Frau ..." bzw. "Sehr geehrter Herr ..."
Adressieren Sie beispielsweise im akademischen Umfeld eine Person mit Doktortitel, so sollten Sie diesen Titel auch korrekterweise nutzen.
Haben Sie keine konkrete Ansprechperson, so gehen Sie mit "Sehr geehrte Damen und Herren" auf Nummer sicher. Bei einer Arztpraxis wäre z. B. auch ein geschlechtsneutrales "Sehr geehrtes Praxis-Team" denkbar.
Apropos geschlechtsneutrale Anrede:
Möchten Sie Ihre E-Mail geschlechtsneutral an eine bestimmte Person adressieren (z. B., weil diese es ausdrücklich wünscht), ist diese Anrede gängig: "Hallo [Vorname Nachname]" bzw. "Guten Tag [Vorname Nachname]".
Siezen oder duzen?
Überlegen Sie sorgfältig, ob "Du" oder "Sie" angebracht ist. Hierbei sollten Sie insbesondere auf die gegebene Hierarchie und den Grad der Vertraulichkeit Rücksicht nehmen. In weniger formellen E-Mails – auch im beruflichen Umfeld – kann natürlich durchaus auch ein Du sinnvoll sein.
Schlussformel am Ende Ihrer E-Mail
Auch wenn laut der oben genannten Studie viele Menschen die Abkürzung "MfG" mittlerweile als angemessen empfinden, plädieren wir vom GMX Blog doch für die ausgeschriebene Abschiedsvariante "Mit freundlichen Grüßen".
Die Verabschiedung in ganzen Worten am Ende der E-Mail trägt dazu bei, den richtigen, respektvollen Ton zu setzen. Bei Abkürzungen allgemein empfehlen wir Ihnen, diese sparsam einzusetzen. Um der Höflichkeit willen, aber vor allem, da nicht jeder mit jeder Abkürzung etwas anzufangen weiß.
"Mit freundlichen Grüßen" ist eine sichere Option für formelle Kontakte, während informellere E-Mails mit "Viele Grüße" oder "Beste Grüße" abgeschlossen werden können.
Tipp: Wenn Ihre E-Mail einen professionellen Eindruck hinterlassen soll, insbesondere bei beruflichen, ernsten oder bürokratischen Angelegenheiten, fügen Sie Ihre Signatur hinzu. Name, Job-Titel usw. runden Ihre E-Mail ab und verleihen dem Ganzen zusätzlich einen seriösen Charakter. Die GMX Hilfe erklärt Ihnen, wie Sie Ihre Signatur selbst einrichten.
Der Stil: Knapp, prägnant und höflich:
Eine höfliche und respektvolle Sprache ist entscheidend. Selbst wenn die Angelegenheit dringend ist, sollte der Ton stets professionell und höflich bleiben. Formulieren Sie verständlich in vollständigen Sätzen, ohne unnötige Fachworte.
Eine deutliche Kommunikation verhindert Missverständnisse und ermöglicht es den Empfängern, Ihre Nachricht ohne Schwierigkeiten zu verstehen. Begründen Sie Entscheidungen oder Sachverhalte, um Transparenz zu schaffen.
Halten Sie Ihre E-Mail kurz und prägnant. Ausführliche Romane sind zeitaufwendig zu lesen und lenken vom Wesentlichen ab. Finden Sie das richtige Gleichgewicht zwischen Höflichkeit und Kürze, um die Effektivität Ihrer Nachricht zu maximieren.
Strukturierung durch Absätze
Wenn Ihr Anliegen etwas länger ist, setzen Sie nach vier bis fünf Zeilen einen Absatz. Dies verbessert die Lesbarkeit und erleichtert das Verständnis Ihrer Nachricht. Die Strukturierung in klare Absätze verhindert auch, dass Ihre E-Mail als unübersichtlich wahrgenommen wird.
Tipp: Setzen Sie Ihre E-Mail auf und speichern Sie sie vorerst als Entwurf. Am Folgetag können Sie sich Ihre Nachricht dann noch einmal durchlesen und ggf. umformulieren.
Achtung: Vergessen Sie auf keinen Fall diese Basics!
Um einen professionellen Eindruck zu hinterlassen, ist es wichtig, die Grundlagen zu beachten. Hier noch einmal ein kurzer Überblick darüber, worauf Sie vor allem bei geschäftlichen oder formellen E-Mails achten sollten:
E-Mail-Adresse: Verwenden Sie eine seriöse E-Mail-Adresse mit Ihrem echten Namen, besonders bei beruflicher Kommunikation oder Bewerbungen. Denken Sie auch darüber nach, sich eine eigene Domain zuzulegen. Tipp: Falls Sie eine neue seriöse GMX E-Mail-Adresse als zweite E-Mail-Adresse benötigen, können Sie sich diese auch kostenlos bei GMX anlegen – sogar direkt in Ihrem ersten GMX Postfach.
Rechtschreibung, Grammatik, Interpunktion: Auch wenn es einmal schnell gehen muss, vermeiden Sie dringend Fehler in geschäftlichen E-Mails. Diese wirken unhöflich und nachlässig. Verzichten Sie auf Großbuchstaben oder gar Ausrufezeichen, um Wichtiges zu betonen.
Emoticons und Ironie:Smileys gehören nicht in geschäftliche Mails. Das gilt auch für Ironie oder Sarkasmus. Nicht jeder versteht im Zweifelsfall, was Sie wirklich meinen.
Persönliches Gespräch: In der heutigen E-Mail-Flut könnte manches schneller telefonisch oder persönlich geklärt werden. Überlegen Sie: Ist eine E-Mail hier wirklich die beste Wahl?
Anhänge: Überprüfen Sie, ob die richtigen Dateien angehängt sind. Verwenden Sie eher PDFs als Word-Dateien, um sicherzustellen, dass alle Empfänger das Gleiche sehen. Und denken Sie an die Dateigröße – weniger ist mehr.
Antwortzeit: Es zeugt von Höflichkeit, Mails idealerweise innerhalb von 24 Stunden zu beantworten. Wenn Sie nicht sofort dazu kommen, geben Sie Bescheid, wann Sie sich damit befassen können.
Wichtig: Stellen Sie für den Fall Ihrer Abwesenheit (z. B. bei Krankheit) eine Abwesenheitsnotiz ein.
Letzter Check
Bevor Sie Ihre E-Mail endgültig versenden, nehmen Sie sich Zeit für einen abschließenden Check: Stellen Sie sicher, dass Ihre E-Mail alle erforderlichen Informationen enthält.
Unvollständige Nachrichten können zu einem Mail-Ping-Pong führen. Überprüfen Sie die E-Mail außerdem sorgfältig auf Tippfehler und Unklarheiten, da diese Ihre E-Mail unprofessionell wirken lassen. Achten Sie zuletzt darauf, den Betreff klar und prägnant zu formulieren, um den Inhalt der Mail zu verdeutlichen.
Tipp: Fügen Sie die Adressaten/Empfängerinnen Ihrer E-Mail erst ganz am Ende ein. So verhindern Sie, dass Sie die E-Mail versehentlich zu früh abschicken.
Lesetipp der Redaktion: Sie möchten wissen, wie man eine gute Entschuldigungs-E-Mail schreibt? Dann empfehlen wir Ihnen diesen Artikel.
Wenn Sie den Artikel hilfreich fanden, teilen Sie ihn gerne auch per E-Mail.
Und wenn Ihnen GMX gefällt, geben Sie uns auch gerne positives Feedback auf der Bewertungsplattform Trustpilot!
